Efficiënter vergaderen met comparing-tool

Enkele maanden geleden waren we te gast bij een workshop over Comproved op het Hogeschoolcongres op de Thomas More campus in Geel. Achteraf strikten we een van de sprekers, Elien Peeters, voor een interview. Elien coördineert het Praktijkbureau Basisonderwijs, waar nagedacht wordt over de stages in de Bachelors Lerarenopleiding Kleuteronderwijs en Lager Onderwijs. In de zoektocht naar hoe de verschillende opleidingen van elkaar kunnen leren zonder daarbij hun eigenheid te verliezen, maken ze sinds enkele jaren succesvol gebruik van Comproved. Dankzij de tool komen docenten tijdens de praktijkcommissie nu niet alleen sneller tot een gedragen oordeel, ook het vergaderen verloopt efficiënter.

Hoe heb je Comproved leren kennen?

“Dat was dankzij de collega’s van de opleiding Lager Onderwijs. Zij zochten tijdens de coronaperiode een alternatieve manier om de stages te evalueren. Die konden immers niet zoals gewoonlijk doorgaan omdat de scholen gesloten waren. De studenten werden tijdens deze periode anders beoordeeld, namelijk via opdrachten zoals lesvoorbereidingen of zelfgemaakte filmpjes waarin ze lesgaven aan een denkbeeldige klas. Het oordeel van een stagementor viel hierbij echter weg. De verantwoordelijkheid voor de stagebeoordeling kwam dus bij de docent van de hogeschool terecht. Omdat de betrouwbaarheid van de evaluatie daarbij in het gedrang kwam, zijn ze Comproved beginnen gebruiken. Via de beoordelingstool konden meerdere beoordelaars zich zo uitspreken over het functioneren van de student met betrekking tot de stage en samen een betrouwbaarder oordeel vellen.”

Dat inspireerde jullie om de tool ook voor andere doeleinden te gebruiken?

“Inderdaad. Tijdens en na de coronaperiode waren we ook op zoek naar een manier om de praktijkcommissies efficiënter te laten verlopen. Voorheen kwamen we met alle betrokken docenten aan het einde van een stageperiode een hele dag samen om alle studenten te bespreken. Door corona moest die vergadering noodgedwongen online plaatsvinden. Je kan je voorstellen dat een hele dag online vergaderen niet ideaal is.”

“We zochten dus een manier om die commissie korter, maar ook krachtiger te maken. We hoorden dat de collega’s van Lager Onderwijs tevreden waren over Comproved, dus we besloten om de tool ook ter voorbereiding van de commissie in te zetten. Door de resultaten van de stages per student op voorhand door alle docenten al te laten beoordelen, hadden we nu iets concreets – namelijk de ranking die uit Comproved komt – aan de start van de vergadering. Die ranking konden we dan vergelijken met het oordeel van de ankerdocent. Dat hielp om de stagebeoordeling van studenten gerichter te bespreken. Dat bespaarde ons veel tijd.”

Vertel eens iets meer over die tijdswinst?

“Sommige docenten hebben na zo’n intense stageperiode de behoefte om te ventileren en veel te vertellen over hun student. Vroeger gebeurde dat vaak tijdens de commissie, maar eigenlijk hebben we er op dat moment geen tijd voor. Omdat we nu houvast hebben aan de rangorde van Comproved, kunnen we veel gerichter en fundamenteler discussiëren. De studenten bij wie uit Comproved blijkt dat de docenten onderling, maar ook de docenten en de ankerdocent, het met elkaar eens zijn, hoeven we niet meer te bespreken. Enkel wanneer de ankerdocent een heel ander cijfer in z’n hoofd had dan wat er uit Comproved komt, wordt de student besproken. De onvoldoendes worden uiteraard ook nog besproken. Zo komt het dat een commissie nog maar een halve dag in beslag neemt.”

“Voor het bespreken van de zorgen van ankerdocenten met betrekking tot de stages, plannen we momenten in tijdens het jaar om daar gerichter naar te handelen nog voor de afloop van de stage.”

En nu, post-corona, gaan jullie nog steeds op die manier te werk?

“Comproved bleek een krachtige manier om die commissie voor te bereiden. Voorheen vergeleken we de studenten tijdens de commissie. We waren toen volledig afhankelijk van het discours van de ankerdocent. We verloren soms veel tijd aan details en minder relevante zaken. Nu we op voorhand met Comproved de vergelijkingen maken, gebeurt dat op een fundamentelere en wetenschappelijke manier. De rangorde die uit Comproved komt, is bovendien een goed vertrekpunt om op de commissie meteen tot de kern van de zaak te komen.”

“We hebben ook regelmatig bij de collega’s getoetst of ze het gebruik van Comproved nuttig vinden. Een voorwaarde om met de tool te werken is dat alle betrokken docenten het zien zitten om een goede ‘onepager’ over hun student(en) te schrijven. Het is niet zo eenvoudig om de competenties van een student te vatten in een A4. Het vraagt dus wel wat inspanning om zo’n onepager te schrijven die is afgestemd op de criteria of speerpunten die we vastlegden en met voldoende informatie om de vergelijkingen te kunnen maken. De docenten vinden het gelukkig nog steeds een zinvolle werkwijze.”

Hoe komt zo’n onepager precies tot stand?

“Bij de opleiding Kleuteronderwijs organiseren wij aan het einde van de stageperiode een driehoeksgesprek met de ankerdocent, de stagementor en de student. Daar bespreken we de stage in zijn geheel, rekening houdend met de feedbackverslagen van de docent, de mentor en de student. Dat gesprek resulteert in een syntheseverslag. Het is van dat verslag dat er een samenvatting met sterke punten en werkpunten wordt gemaakt, aangevuld met een visuele weergave van de prestatie per speerpunt. Die samenvatting is de zogenaamde ‘onepager’ die uiteindelijk gebruikt wordt voor de beoordeling in Comproved.

“Wanneer alle onepagers opgeladen zijn in Comproved, maken de ankerdocenten de vergelijkingen. Bij elk paar moeten ze dan de onepager aanduiden die volgens hen het beste voldoet aan de speerpunten van die bepaalde stage. Uiteindelijk bekomen we zo een rangorde van de minst tot de best presterende student. Die rangorde weerspiegelt dus de consensus tussen alle docenten en is dan ook een goed vertrekpunt voor de discussie tijdens de praktijkcommissie.”

Hoe ervaren de docenten de werkwijze?

“Vroeger was zo’n commissie heel lang. Je kan je voorstellen dat na een tijd de vermoeidheid begon toe te slaan en dat er niet meer 100% aandachtig geluisterd kon worden. Naarmate de commissie vorderde werd er dan ook vaak sneller over de studenten gegaan. Met Comproved wordt nu elke student grondig beoordeeld. Bovendien wordt het eindoordeel nu echt gedragen door het hele team. Naar de studenten toe is dat alleen maar eerlijker. En dat gevoel van ‘gedragenheid’ geeft de docenten gemoedsrust.”

Wat vind je het grootste voordeel aan werken met Comproved?

“Wij kregen van studenten, maar ook vanuit het werkveld, wel vaker de opmerking dat ze veel verschillen zien in de manier waarop docenten beoordelen. Elke student wordt door één ankerdocent opgevolgd tijdens zijn of haar stage. En hoewel we duidelijke criteria hebben opgesteld, is de beoordeling toch nog steeds afhankelijk van die ene docent en welke woorden hij of zij eraan geeft tijdens de commissie. Door Comproved te gebruiken, beoordeelt nu elke docent mee elke student. Het oordeel is dus gedragen door het hele team. De uiteindelijke cijfers doen dan ook echt recht aan de prestaties van de studenten.”

“Een ander voordeel is praktisch-organisatorisch. Zo’n commissie organiseren is niet evident met de overvolle roosters van docenten. Voorheen moesten we een twintigtal collega’s een volledige dag samen krijgen. Nu kunnen de docenten het voorbereidende werk, de vergelijkingen in Comproved, inplannen wanneer het hen uitkomt. De commissie zelf neemt minder tijd in beslag.”

Zijn er ook uitdagingen aan Comproved?

“Hoewel de commissie nu minder tijd in beslag neemt, zijn er met Comproved wel extra stappen in het beoordelingsproces. Zo moeten de onepagers op tijd klaar én van een goede kwaliteit zijn. Het bewaken van de deadlines is een extra uitdaging. De vergelijkingen in Comproved moeten immers op tijd klaar zijn zodat wij als coördinatoren nog voldoende tijd hebben om met de resultaten de commissie voor te bereiden. In een drukke evaluatieperiode is dat altijd even spannend om de puzzel gelegd te krijgen. Maar tot hiertoe is dat altijd gelukt.”

Merk je dat er interesse is in deze beoordelingsmethode vanuit andere opleidingen?

“Ja, toch wel. Daarom proberen we andere docenten ook te inspireren door bijvoorbeeld af en toe een workshop over Comproved te geven. Wij hopen in de toekomst nog meer overleg te creëren met opleidingen met soortgelijke stages. Wellicht zijn er heel wat opleidingen ook op zoek naar een manier om de stages nog betrouwbaarder en valide te beoordelen.”

Wil jij ook efficiënter vergaderen en beoordelen? Kom alles te weten over de comparing-tool in ons e-book of contacteer ons met je specifieke vragen.